Document Management System
Ce este Document and workflow management system?
Platformă avansată pentru gestionarea inteligentă a documentelor
Descoperiți o soluție modernă și eficientă pentru managementul documentelor, concepută pentru a standardiza fluxurile de lucru și a optimiza procesele organizaționale. Platforma noastră centralizează documentele, aplicând reguli clare și flexibile, configurabile printr-o abordare low-code, adaptată nevoilor fiecărei companii.
✔ Automatizare și eficiență: Reduceți timpul alocat procesării documentelor prin fluxuri automatizate de validare și aprobare, utilizarea șabloanelor predefinite și generarea rapidă de rapoarte și notificări.
✔ Precizie și securitate: Minimizați erorile umane și protejați datele sensibile cu mecanisme avansate de securitate, acces personalizat și management al permisiunilor pe tip de document și utilizator.
✔ Căutare inteligentă: Găsiți rapid informațiile dorite printr-un motor de căutare performant bazat pe metadate, cuvinte cheie și recunoașterea conținutului documentelor în formate variate (PDF, Word etc.).
✔ Trasabilitate și versionare: Urmăriți în detaliu modificările documentelor, accesați istoricul versiunilor și asigurați transparența proceselor.
✔ Digitalizare și conformitate: Transformați arhivele fizice în format digital, reduceți spațiul de stocare necesar și aliniați-vă la reglementările legale prin fluxuri standardizate și clasificate inteligent.
Cu platforma DMS, gestionarea documentelor devine mai simplă, mai rapidă și mai sigură, contribuind la eficiența operațională și la optimizarea resurselor organizației.
KEY FACTS
-
Automatizare
execuția automată a unor activități sau a unor secvențe pentru simplificarea efortului operatorilor umani și eliminarea semnificativă a erorilor umane
-
Căutare Avansată
în biblioteca de documente, după atribute specifice sau în conținutul lor
-
Securitate și Conformitate
datele sunt protejate, se asigură respectarea reglementărilor interne și a legislației în vigoare.
-
Fluxuri de Lucru si Notificări
prelucrarea automată a documentelor, informarea privind statusul documentelor și a acțiunilor necesare
-
Integrare
implicită cu ActiveDirectory, Email (MSExchange), MS Office dar și cu alte sisteme externe prin intermediul unui set extins de funcții (API) -
Accesibilitate
oferind platformă mobilă și permițând utilizatorilor interni să gestioneze, vizualizeze și să editeze documente în timp real -
Colaborare extinsă
prin intermediul unui portal extern în care clienții beneficiază de acces securizat și autonom la documente (sau diferite solicitări), îmbunătățind colaborarea și asigurând transparență în relație
De ce soluția noastră?
Când ai nevoie de soluție DMS?
Situația actuală
Dificultăți în gestionarea documentelor fizice sau în format digital, caracterizarea documentelor prin denumirea acestora și/sau locația unde sunt salvate, fluxuri ad-hoc de procesare documente fără respectarea procedurilor interne, activități repetitive de preluare/prelucrare informații către/dinspre diverse sisteme informatice, acces nesecurizat la informații confidențiale, timpi ridicați de avizare/aprobare documente. Lipsa unui status la zi privind execuția unor procese sau prelucrarea unor documente, rapoarte construite manual cu o frecvență redusă.
Soluția oferită
Platforma DMS oferă un sistem integrat pentru stocarea, organizarea și accesarea documentelor dintr-un singur loc, accesibil în siguranță de oriunde. Prin automatizarea fluxurilor de lucru, notificări inteligente și căutare avansată, aplicația simplifică procesele complexe, asigurând în același timp conformitatea legală și protecția datelor sensibile.
Rezultatul obținut
Centralizarea tuturor documentelor în cadrul unei biblioteci securizate, istoric de versiuni și caracterizarea documentelor printr-un număr nelimitat de atribute, automatizarea utilizării de șabloane și execuția unor fluxuri de lucru predefinite, schimbul automat de informații cu sisteme terțe, generarea automată de rapoarte, notificări și alerte
PARTENERI
